勤怠管理システムとは？導入による企業の成長戦略

はじめに：なぜ今、勤怠管理システムが必要とされているのか？

勤怠管理システムは、企業における従業員の労働時間、出退勤、休憩、休暇といった勤務状況を正確に把握し、効率的に管理するための基盤となるシステムです。従来の手作業や紙ベースの管理から脱却することで、人的ミスの削減や集計作業の効率化が実現できます。勤怠管理の役割は単なる出退勤記録にとどまらず、給与計算の基礎データ提供や適切な労務管理の実現など、企業運営において欠かせない要素となっています。

近年、企業を取り巻く環境は大きく変化し、勤怠管理の重要性はますます高まっています。2019年4月1日に改正された労働安全衛生法では、企業に対して客観的な方法による労働時間の記録とその3年間の保管が義務付けられました。この法改正は従業員の健康管理を目的としており、過重労働の防止に向けた企業の取り組みを促すものです。さらに、働き方改革関連法によって時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務などが定められ、企業はより一層、従業員の労働時間を正確に管理し、法令を遵守する体制を構築する必要に迫られています。

多様な働き方の普及も勤怠管理のあり方に大きな影響を与えています。リモートワークや在宅勤務、副業・兼業といった柔軟な働き方が広がる中で、従来のアナログな管理方法では従業員の労働時間を正確に把握することが困難になっています。このような背景から、場所や時間にとらわれない多様な働き方に対応できる勤怠管理システムの導入が、多くの企業にとって喫緊の課題となっているのです。

勤怠管理システムを導入することで、企業は様々な課題を解決し、経営効率の向上を図ることが期待できます。具体的なメリットには以下のようなものがあります：

• 正確な給与計算の実現: 手作業による勤怠データの集計では避けられなかった集計ミスや転記漏れを防止
• 法令遵守の徹底: システムによる残業時間の自動集計や有給休暇の取得状況の可視化で労働基準法などの遵守を実現
• 業務進捗の適切な管理: 従業員の労働時間や休暇取得状況をリアルタイムに把握し、人員配置の最適化を実現
• 人件費の適正化: ICカードや生体認証などの打刻方法導入による不正打刻防止
• 従業員満足度の向上: 多様な働き方に対応した柔軟な勤怠管理によるワークライフバランスの向上とエンゲージメント強化

勤怠管理システムの基本と導入メリット

勤怠管理システムとは？その定義と機能概要

勤怠管理システムとは、従業員の労働時間、出退勤、休憩時間、休暇などを記録、集計、管理するためのシステムです。このシステムは企業が従業員の勤務状況を正確に把握し、労働関連法規を遵守するために不可欠なツールとなっています。

主な機能としては次のようなものが挙げられます：

• 従業員の出退勤時刻を記録する打刻機能
• 有給休暇や特別休暇などの申請・承認を行う休暇申請・管理機能
• 残業や休日出勤の申請・承認機能
• 労働時間の集計機能
• シフト管理機能
• レポート出力機能

勤怠管理システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はインターネットを通じてサービスを利用する形態で、初期費用が抑えられ、導入や運用が比較的容易という特徴があります。一方、オンプレミス型は自社のサーバーにシステムを構築する形態で、セキュリティ面での安心感や自社の就業規則に合わせたカスタマイズの自由度が高いというメリットがあります。

勤怠管理システム導入による具体的なメリット

勤怠管理システムの導入は、企業にとって多岐にわたるメリットをもたらします。主なメリットを以下にまとめました：

業務効率の向上

手作業で行っていた勤怠管理業務を自動化することで、人的ミスを大幅に削減し、集計作業にかかる時間を短縮できます。これにより、人事・労務担当者の業務効率が向上し、より戦略的な業務に集中することが可能になります。

コスト削減効果

• 人件費の最適化
• タイムカードなどの用紙代や印刷費の削減
• 管理にかかる間接的なコストの削減
• 正確な労働時間管理による残業代の適正支払い

法令遵守の強化

勤怠管理システムは法令遵守において重要な役割を果たします。具体的には以下のような機能が役立ちます：

• 残業時間の上限超過をアラートで通知する機能
• 年次有給休暇の取得状況を管理する機能
• 労働基準法をはじめとする労働関連法規の遵守をサポート

従業員満足度の向上

• 正確な給与計算: 従業員の不満解消と企業への信頼感向上
• オンラインでの休暇申請・承認: 従業員の利便性向上とスムーズな休暇取得促進
• 労働時間の可視化: 従業員自身のワークライフバランス意識向上と働きやすい環境整備

リアルタイム管理の実現

勤怠管理システム導入により、従業員の勤怠状況をリアルタイムに把握することが可能になります。これにより、遅刻や欠勤の状況を迅速に把握し、適切な対応を取ることができます。また、多様な働き方に対応した勤怠管理が可能になり、企業は柔軟な働き方を推進し、従業員の多様なニーズに応えることができるようになります。

主な機能：多様な働き方に対応する勤怠管理

出退勤記録：正確な打刻方法と不正防止策

勤怠管理システムの中核となる機能の一つが出退勤記録です。現在では様々な打刻方法が提供されており、企業の規模や業種、従業員の働き方に合わせて最適な方法を選択できます。

一般的な打刻方法：

• ICカードによる打刻
• パソコンやスマートフォンからのWebブラウザや専用アプリを利用した打刻
• 生体認証技術（指紋認証や顔認証）による打刻
• チャットツール（Slack、LINE WORKSなど）と連携した打刻

不正打刻防止機能として、位置情報連携が挙げられます。スマートフォンアプリを利用した打刻の場合、GPS機能と連携することで、従業員が指定された場所（オフィスなど）にいる場合にのみ打刻を許可する設定が可能です。これにより、オフィス外からの不正な打刻を防ぐことができます。

また、打刻忘れ防止のための通知機能も多くのシステムに搭載されています。設定された時間に出退勤の記録がない従業員に対して自動的に通知を送信することで、記録漏れを防ぎ、正確な勤怠データを確保することができます。

休暇申請・管理：効率的なワークフローと自動化

休暇申請・管理機能は、従業員がオンライン上で休暇申請を行い、上長がそれを承認する一連のワークフローを効率化するものです。従来、紙の申請書で行われていた煩雑な手続きをシステム化することで、申請・承認にかかる時間と手間を大幅に削減できます。

この機能により、以下のようなメリットが得られます：

• 従業員は自身のパソコンやスマートフォンからいつでもどこでも休暇申請が可能
• 上長は承認状況をリアルタイムに確認し、迅速な対応が可能
• 年次有給休暇の自動付与・管理機能により、労働基準法に基づいた有給休暇の付与日数を自動計算
• 従業員は自身の休暇残日数や取得状況をシステム上でいつでも確認でき、計画的な休暇取得を促進

残業申請・管理：法令遵守と労働時間管理の徹底

残業申請・管理機能は、従業員が残業を行う前にオンラインで申請し、上長が承認するプロセスを管理するものです。この機能を活用することで、企業は従業員の残業時間を事前に把握し、適切な労働時間管理を行うことができます。

多くのシステムには、残業時間のアラート機能が搭載されており、従業員の残業時間が設定された上限に近づいたり超過したりした場合に、本人や管理者に自動的に通知を送ることができます。これにより、時間外労働の上限規制を遵守し、過重労働を未然に防ぐことが可能になります。

また、深夜残業や休日出勤に関しても、勤怠管理システム上で適切に管理することができます。これらの労働時間帯は割増賃金の対象となるため、システムによる正確な記録と集計は給与計算の正確性を高める上で非常に重要です。

シフト管理：柔軟なシフト作成と人員配置の最適化

シフト管理機能は、主に小売業やサービス業など、シフト制で勤務する従業員が多い企業にとって重要な機能です。この機能を利用することで、管理者は従業員の希望やスキル、勤務可能時間などを考慮しながら、効率的なシフトを作成・編集することができます。

シフト管理機能の主なメリットは以下の通りです：

• 従業員は自身のシフトをオンライン上で確認でき、スケジュール管理が容易になる
• AIを活用したシフト作成支援機能により、最適な人員配置を実現
• 従業員間のシフト交換をシステム上で許可する機能により、柔軟な対応が可能
• シフトの変更や急な人員不足が発生した場合でも、システムを通じて迅速に従業員に通知が可能

工数管理：プロジェクトごとの労働時間把握と分析

工数管理機能は、主にプロジェクト単位で業務を行う企業において、従業員がどのプロジェクトにどれだけの時間を費やしたかを記録・管理するための機能です。この機能を活用することで得られるメリットには次のようなものがあります：

• プロジェクトごとの労働時間を正確に把握し、コスト管理や生産性分析に活用
• 日々の業務の中で、どのプロジェクトにどれくらいの時間を費やしたかを簡単に入力・管理
• 集計された工数データをプロジェクトの進捗状況把握や今後のプロジェクト計画策定に活用
• 従業員の負担状況を可視化し、適切な人員配置や業務分担の判断材料として活用

レポート機能：勤怠データの可視化と経営改善への活用

勤怠管理システムに蓄積されたデータは、レポート機能を通じて様々な形式で出力することができます。例えば、以下のようなレポートが作成可能です：

• 従業員ごとの労働時間、残業時間、有給休暇の取得状況などを集計したレポート
• 部署別、期間別などの切り口で集計したレポート
• これらのレポートは、企業の労務管理状況を可視化し、課題の発見や改善策の検討に役立ちます

多くのシステムでは、集計されたデータをCSVなどの形式で出力することが可能であり、他のシステム（給与計算システムなど）と連携して活用することもできます。これにより、勤怠管理から給与計算までの業務プロセスを効率化し、データの二重入力や転記ミスを防止することができます。

レポート機能は単に勤怠状況を把握するだけでなく、企業の経営改善や戦略策定にも活用できる重要な機能と言えるでしょう。

企業規模・業種別に見る勤怠管理システムの選び方

中小企業向け：コストパフォーマンスと導入のしやすさ

中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際には、コストパフォーマンスと導入のしやすさが重要なポイントとなります。

中小企業向けの勤怠管理システム選定ポイント：

• クラウド型システム：初期費用を抑えられ、比較的簡単に導入可能
• 月額利用料：比較的安価で、従業員数に応じて柔軟にプラン変更可能
• 無料プランや低価格帯の製品：まずは基本的な機能（出退勤記録、休暇申請・管理など）が揃っているかを確認
• 必要に応じてオプション機能を追加できるシステム：成長に合わせて機能拡張可能

中小企業から支持が高いシステムとしては、ハーモス勤怠やfreee勤怠管理Plusなどがあります。

大企業向け：高機能性と既存システムとの連携

大企業が勤怠管理システムを選ぶ際には、複雑な就業規則や多様な勤務体系に対応できる高機能性、そして既存の基幹システム（人事給与システムなど）との連携が重要な要素となります。

大企業向けの勤怠管理システム選定ポイント：

• 詳細な設定やカスタマイズが可能：様々な働き方に対応できる柔軟性を持つシステム
• 既存システムとのデータ連携：API連携などの機能が充実しているシステム
• 高いセキュリティレベル：厳格なセキュリティ要件に対応したベンダーのシステム

大企業での導入実績が多く、高機能性と連携機能に定評があるシステムとしては、KING OF TIMEやジョブカン勤怠管理などがあります。

IT企業向け：柔軟な働き方とセキュリティへの対応

IT企業では、リモートワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方を導入している企業が多く、勤怠管理システムもこれらの働き方に対応できる必要があります。

IT企業向けの勤怠管理システム選定ポイント：

• クラウド型システム：従業員がどこからでもアクセス可能
• セキュリティ対策：情報セキュリティが強化されたシステム
• API連携によるカスタマイズ性：独自のツールやシステムとの連携が可能
• プロジェクト管理ツール連携：AsanaやJiraなどとの連携機能があれば、プロジェクトごとの工数管理が効率的に

小売業・サービス業向け：シフト管理機能の充実度

小売業やサービス業では、アルバイトやパートタイム労働者が多く、シフト勤務が一般的であるため、シフト管理機能の充実度が重要なポイントとなります。

小売業・サービス業向けの勤怠管理システム選定ポイント：

• 効率的なシフト作成機能：従業員の希望やスキル、勤務可能時間などを考慮
• シフト調整機能：急な欠員に対応するための機能
• 複数拠点のシフト一元管理：店舗や拠点が多い企業向け

シフト作成に特化したシステムとしては、Airシフトなどがあり、勤怠管理システムと連携させることでより高度なシフト管理が可能になります。

クラウド型 vs オンプレミス型：それぞれの特徴と選び方のポイント

勤怠管理システムを選ぶ際には、クラウド型とオンプレミス型のどちらを選択するかも重要な検討事項です。それぞれの特徴を以下にまとめました：

クラウド型のメリット：

• 初期導入費用や運用コストが比較的低い
• インターネット環境があればどこからでもアクセス可能
• システムのメンテナンスやアップデートをベンダーが実施

クラウド型のデメリット：

• インターネット環境に依存する
• オンプレミス型に比べてカスタマイズの自由度が低い場合がある
• セキュリティ面でベンダーに依存する部分がある

オンプレミス型のメリット：

• 自社の環境で運用するため、セキュリティ面での安心感が高い
• 自社の就業規則や業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズ可能

オンプレミス型のデメリット：

• 初期導入費用が高額になる場合が多い
• システムの構築やメンテナンスを自社で実施する必要がある
• 導入に時間がかかる

どちらのタイプを選ぶかは、企業の規模、IT環境、予算、セキュリティ要件などを総合的に考慮して決定する必要があります。

勤怠管理システム導入の注意点とデメリット

導入・運用コスト：費用対効果を最大化するために

勤怠管理システムの導入にあたっては、初期導入費用だけでなく、月額利用料やオプション費用など、様々なコストを考慮する必要があります。特にクラウド型のシステムでは、従業員数に応じて月額費用が発生するため、長期的な費用対効果をしっかりと検討することが重要です。

コスト最適化のためのポイント：

• 多くのベンダーが提供する無料トライアル期間を活用し、自社のニーズに合っているかを確認
• 導入後の運用コスト（サポート費用、カスタマイズ費用など）についても事前に確認
• 従業員規模の変動に応じたプラン変更の柔軟性を確認

従業員への周知と教育：スムーズなシステム移行のために

新しい勤怠管理システムを導入する際には、従業員への丁寧な周知と教育が不可欠です。導入の目的やメリットをしっかりと説明し、従業員の理解と協力を得ることで、スムーズなシステム移行を実現することができます。

円滑な導入のためのポイント：

• 操作研修の実施や分かりやすい操作マニュアルの提供
• 導入初期の従業員からの問い合わせに対応するサポート体制の整備
• システム変更による混乱を最小限に抑えるための段階的な導入計画の策定

システム障害とセキュリティ対策：リスクを最小限に

勤怠管理システムは従業員の重要な個人情報や労働時間に関するデータを扱うため、システムの安定稼働とセキュリティ対策は非常に重要です。

セキュリティとシステム安定性確保のポイント：

• 導入前に、ベンダーのシステムが十分なセキュリティ対策を講じているかを確認
• システム障害発生時のバックアップ体制が整っているかを確認
• 自社におけるアクセス権限の設定やパスワード管理の徹底など、情報セキュリティに関する意識向上
• 定期的なセキュリティ研修やシステム操作研修の実施

導入事例：成功した企業のケーススタディ

事例1：株式会社ネオレックス – 3,000人以上規模でシェアNo.1の「キンタイミライ」を導入

株式会社ネオレックスが提供する「キンタイミライ」は、3,000人以上規模の企業においてシェアNo.1（2024年デロイト トーマツ ミック経済研究所調べ）の勤怠管理システムです。複雑な就業規則や多様な勤務体系に対応できる柔軟性が特徴で、大規模な組織における勤怠管理の効率化に貢献しています。

導入効果：

• 複雑な就業規則への対応が可能になり、管理工数が大幅に削減
• 多様な勤務形態にも柔軟に対応し、人事部門の負担軽減を実現
• データ連携機能により、給与計算との連携が効率化

事例2：西武グループ – 「キンタイミライ」を導入し、多様な働き方に対応

西武グループは、「キンタイミライ」を導入することで、グループ全体での多様な働き方に対応した勤怠管理を実現しています。鉄道、ホテル、レジャーなど、様々な事業を展開する同グループにおいて、それぞれの事業特性に合わせた柔軟な勤怠管理が可能になったことが導入の決め手となりました。

導入効果：

• グループ企業間での統一された勤怠管理基盤の構築
• 業種ごとに異なる勤務形態への柔軟な対応
• 管理業務の効率化によるコスト削減と人的リソースの有効活用

事例3：IKEA – 「キンタイミライ」を導入し、従業員の勤怠状況を可視化

世界的な家具量販店であるIKEAは、「キンタイミライ」を導入し、従業員の勤怠状況を可視化することで、より効率的な店舗運営を目指しています。シフト管理機能やレポート機能を活用することで、人員配置の最適化や労務管理の強化を図っています。

導入効果：

• シフト管理の効率化による適切な人員配置の実現
• 勤怠データの可視化による労務管理の強化
• 店舗ごとの勤怠状況の一元管理によるマネジメント向上

勤怠管理システムに関するQ&A：ユーザーの疑問を解消

まとめ：最適な勤怠管理システムで企業の成長をサポート

勤怠管理システムは、現代の企業にとって、法令遵守、業務効率化、コスト削減、そして従業員満足度向上を実現するための不可欠なツールです。働き方改革や多様な働き方の普及が進む中で、従来の管理方法では対応が難しくなってきており、勤怠管理システムの導入は企業の成長戦略において重要な要素となります。

本レポートで解説したように、勤怠管理システムには様々な種類と機能があり、企業の規模や業種、そして働き方に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。導入にあたっては、以下のポイントを考慮して慎重に検討しましょう：

• システムの種類（クラウド型かオンプレミス型か）
• 主要機能（出退勤記録、休暇管理、残業管理、シフト管理など）
• 使いやすさとカスタマイズ性
• 既存システムとの連携可能性
• セキュリティ対策の充実度
• コストパフォーマンスと長期的な費用対効果

今後、テクノロジーの進化に伴い、勤怠管理システムはさらに高度化していくことが予想されます。AIを活用したシフト作成支援や、従業員の健康管理と連携した機能など、より多角的なサポートを提供するシステムが登場するでしょう。企業は、常に最新の情報を収集し、自社のニーズに合った最適な勤怠管理システムを導入・活用していくことが、持続的な成長へと繋がります。

デジタル化が進む現代において、勤怠管理システムの導入は単なる効率化ツールにとどまらず、企業文化の変革や従業員エンゲージメントの向上にも寄与する重要な経営判断です。自社の特性や課題を踏まえ、最適なシステムを選択し、活用していくことで、企業の持続的な成長と従業員の働きがいの両立を実現しましょう。

参考資料

1. 【勤怠管理システム】選び方のポイントとお薦めサービス – HRプロ, 3月 21, 2025にアクセス、 https://www.hrpro.co.jp/series_detail.php?t_no=2980
2. 【2025年】勤怠管理システムのランキング！おすすめサービス – BOXIL SaaS, 3月 21, 2025にアクセス、 https://boxil.jp/sc-attendance/
3. 【2025年】勤怠管理システムのおすすめ10製品（全109製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも – ITreview, 3月 21, 2025にアクセス、 https://www.itreview.jp/categories/attendance-management